İşletmeler İçin Google Drive Kullanma Rehberi
Dijital belgeler, görseller ve bilgisayar ortamında kullanılan daha birçok dosya ya da veri türü, günümüz koşullarında çalışma hayatının olmazsa olmazları arasında yer alır. Gerek e-ticaret gerekse diğer sektörlerde ihtiyaç duyulan birçok dosya, dijital ortamda depolanır ve paylaşılır. Böylelikle hem aranan belgelere ulaşmak için kâğıt yığınlarının arasında kaybolma gerekliliği ortadan kalkar hem de dosya iletimi çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilir.
Çalışma hayatının artık bilgisayar ve internete taşınmasını gerekli kılan bu teknoloji, genellikle çeşitli yazılımlar ile kullanılır. Bunların başında da Google Drive gelir. Peki, dijital dünyanın en önemli şirketlerinden biri tarafından kullanıma açılmış bir hizmet olan Google Drive nedir?
Google Drive Nedir ve Ne İşe Yarar?
“Google Drive nedir?” sorusuna kısaca şöyle bir cevap verilebilir: Bir dosya depolama ve senkronizasyon hizmetidir. Google tarafından sunulan bu hizmet ile dosyalar internette saklanabilir, diğer kullanıcılarla paylaşılabilir ve farklı cihazlar birbiriyle senkronize edilebilir. Bu ve uygulamanın sahip olduğu diğer tüm özellikler, hem bireysel kullanıcılar hem de işletmeler tarafından kullanılabilir. Google Drive’ın sağladığı asıl avantaj ise iş hayatında kendini hissettirir. Bu uygulamayı kullanan şirketin çalışanları, ihtiyaç duydukları dosyalara kendilerine verilen erişim izni doğrultusunda kişisel hesapları ile internet olan her noktadan ulaşabilirler. Özellikle uzaktan çalışmanın giderek yaygınlaştığı günümüzde bu özellik, kurumsal işleyişin devamlılığı noktasında son derece önemlidir.
“Google Drive nedir?”den sonra akla gelen ikinci soru da şudur: Google Drive nasıl kullanılır? Bu hizmet, internet tarayıcısı üzerinden ulaşılabilecek bir web arayüzü ile kullanılabilir. Ayrıca Google Drive, uygulama formatında da kullanıma açılmıştır. Söz konusu uygulama, Windows ve MacOS işletim sistemi kullanan bilgisayarlara indirilerek kolaylıkla kullanılabilir.
Hem Android hem de iOS özellikli akıllı telefon ve tabletler için uygulamanın mobil versiyonu da bulunur. Google Drive indirme işlemi için işletim sisteminizin uygulama mağazasını ya da Google’ın internet sitesine girmeniz yeterlidir. Zaman içinde yeni özellikler eklenerek geliştirilen uygulamanın son sürümünü kullanabilmek, diğer bir deyişle Google Drive güncelleme için de aynı adreslere girmeniz gerekir. 2012 yılında kullanımına açılan Drive, bugün Google’ın işletmeler için geliştirdiği hizmet havuzu Workspace’in en önemli parçalarından biri hâline gelmiştir.
Google Drive Kullanmak Güvenli mi?
İşletmeler için “Google Drive nedir?” sorusuna gelen pozitif geri dönüşler, pek yeterli olmayabilir. Zira şirketler için bu tür bulut depolama sistemlerinin güvenliği, birinci derecede önem arz eder.
Bilindiği üzere Google, internet dünyasının en önemli markalarından biridir. Böyle büyük bir marka, hiçbir şekilde imajını ve saygınlığı riske etmeyeceği için tüm ürünlerini en yüksek güvenlik önlemleri ile destekler. Dolayısıyla bu konuda hiçbir endişe duymadan Google Drive hizmetinin getirdiği kolaylıklardan yararlanabilirsiniz. Bu noktada şunu da belirtmekte fayda vardır; sadece Drive’da değil, internet kullanılan tüm programlarda aşırı hassas kişisel ve kimlik bilgilerinin depolanması, bir ölçüye kadar risklidir. Yani Drive kullanırken de diğer uygulamalarda olduğu gibi bu tür bilgi ve verileri depolamamanız ve paylaşmamanız yerinde bir karar olacaktır.
İşletmeler İçin Google Drive Ücretli mi?
Açılan her Google hesabı, 15 GB’lık Drive alanını bedelsiz olarak kullanıcıya sunar. Yani bir Gmail hesabı oluşturduğunuz anda Google Drive ücretsiz bir şekilde kullanımınıza açılır. Bu, küçük çaplı işletmeler için ideal bir yöntem olarak değerlendirilebilir. Böylelikle ekstra masraf yapmadan “Google Drive nedir?” sorusuna cevap niteliğinde sayılabilecek temel özellikleri kullanabilirsiniz. Fakat bu depolama alanı, günümüzde büyüyen dosya boyutları ve artan video ve görsel kalitelerine bağlı olarak orta ve büyük ölçekli şirketler için yetersiz kalabilir.
Drive kullanırken alan yetersizliği gibi sorunlar yaşamamak ve ayrıca diğer hizmetlerden de yararlanabilmek için ücretli Google Workspace planları arasından size en uygun olanı tercih edebilirsiniz. Şirketin işletmeler için sağladığı hizmet ve avantajlar için Google My Business Rehberi başlıklı yazımıza göz atabilirsiniz.
Kimler Google Drive Kullanmalıdır?
Google Drive; dosya gönderme, depolama ya da paylaşma gibi işlemleri yapmak isteyen herkes tarafından kullanılabilir. Fakat konuya işletmeler ve çalışma hayatı tarafından yaklaştığımızda uygulamanın ciddi bir ihtiyaca dönüştüğünü rahatlıkla söyleyebiliriz.
İşletmeler için “Google Drive nedir?” sorusunun cevabı, bireysel kullanıcılara nazaran daha büyük önem taşır. Zira bu hizmet sayesinde işletme içi dosya paylaşımı çok daha kolay bir hâle gelir. Google Drive açma yönünde karar vermek, iş süreçlerinin çok daha sorunsuz şekilde işlemesini sağlar.
Paylaşımın yanında Google Drive, yedekleme konusunda da oldukça işlevseldir. Günümüzde pek çok veri ve bilgi, fizikselden ziyade dijital belgeler aracılığıyla kullanılabilir durumdadır. Bu yönelimin pek uzak olmayan bir gelecekte daha da güçleneceğini düşünürsek internet üzerinde dosya depolamanın elzem hâle geleceği kesindir. Drive, bu ihtiyacını en iyi şekilde karşılamasıyla da dikkat çeker.
Tüm bu anlattıklarımızın neticesinde söyleyebiliriz ki Google Drive kullanımı, artık işletmeler için ciddi bir ihtiyaç hâline dönüşmüştür. Veri depolamak için harici hard diskleri, dosya paylaşımı için e-posta kullanmayı tercih edenler; bu uygulamayla tanıştıklarında sürecin aslında ne kadar pratik olduğunurahatlıkla görebilir.
Google Drive, işletmeler için en az Twitter gibi sosyal medya kanalları kadar önemlidir. İşletmeler için Twitter kurulum rehberi ile bu uygulamayı nasıl en verimli şekilde kullanabileceğinizi öğrenebilirsiniz. Benzer şekilde Facebook Business Manager rehberi de işletmeniz için bu sosyal medya platformunda izleyebileceğiniz yollara dair birçok önemli bilgi sunar.
İşletmeler İçin Google Drive Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
Her ne kadar bireysel kullanıcılar için de dosya depolama ve göndermeyi kolaylaştırsa da “Google Drive nedir? sorusuna verilecek cevap doğrultusunda bu uygulamanın, asıl avantajını işletmeler üzerinde gösterdiğini söylenebilir. Drive’ın şirketlere sunduğu avantajları şu şekilde sıralayabiliriz:
- Bu uygulama, Google’ın sunucuları üzerindeki bulut olarak isimlendirilen alanlara dosya yüklemenizi sağlar. Böylelikle çalışanlar ya da ortaklık yapılan diğer kurumlar, gerekli dosyalara istedikleri yer ve zamanda rahatlıkla ulaşabilir.
- Google Drive anket oluşturma özelliği sayesinde çalışanların fikri herhangi bir konudapratik bir şekilde alınabilir.
- Aynı dosya üzerinde farklı kişiler,eş zamanlıolarak çalışabilir.
- Şirkete ait veriler, internet ortamında güvenli bir şekilde depolanabilir.
- E-posta ve mesajlaşma programları ile yüksek boyutlu dosyalarınpaylaşılması mümkün değildir. Bu gibi durumlarda Google Drive dosya paylaşımı son derece pratik bir çözümdür.
- Office programlarının muadilleri, Drive ile birlikte gelir. Bu programlar; son derece kolay bir şekilde metin, tablo ya da sunum dosyaları oluşturulmasını mümkün kılar.
- Google Drive fotoğraf yedekleme ve yükleme işlemleri için de ideal bir araçtır. Özellikle görselliğin ağırlıkta olduğu e-ticaret gibi alanlarda faaliyet gösteren işletmeler için fotoğraf ve diğer büyük boyutlu dosyaların çalışanlar arasında paylaşılmasını kolaylaştırır. Dolayısıyla Google Drive fotoğraflar açısından da kullanıcıya son derece pratik bir kullanım sunar.
- Bir işletmedeki tüm çalışanların yaptıkları iş ve kıdemleri gereği her dosyaya erişmesi istenmeyebilir. Google Drive erişim izni özelliği, bu durumun kolaylıkla düzenlenmesine yardımcı olur.
Google Drive’ın Depolama Alanı ve Özellikleri Nasıldır?
Ücretsiz Google Drive depolama alanı, 15 GB ile sınırlıdır. Bu, ilk başta yeterli bir miktar gibi görünse de zaman içinde saklamanız gereken veri miktarı arttığında daha fazla alana ihtiyaç duyabilirsiniz. Belirli bir ücret karşılığındaGoogle One üzerinden daha fazla alan satın almanız mümkündür. Bunun yanı sıra Google Workspace üyelik planları ile daha fazla depolama alanı elde edebilir ve işletmeler için sunulan diğer hizmetlerden de yararlanabilirsiniz. Kullanıcı başına aylık olarak belirtilmiş üyelik planı fiyatlarını aşağıda bulabilirsiniz.
- Business Starter: Kullanıcı başına 30 GB depolama alanı. Fiyat: 27 TL
- Business Standart: Kullanıcı başına 2 TB depolama alanı. Fiyat: 58 TL
- Business Plus: Kullanıcı başına 5 TB depolama alanı. Fiyat: 108 TL
- Enterprise: Limitsiz depolama alanı. Fiyat için satış ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.
Bu planların ayrıntılı özellikleri ve detaylı bilgi için Google’ın internet sitesine göz atabilirsiniz. Tüm bunların dışında Drive, iş hayatını kolaylaştıran birçok farklı özellik de sunar. “Google Drive nedir?” sorusuna cevap olarak verilebilecek temel depolama ve paylaşım niteliklerini daha da kullanışlı kılan bazı spesifik özellikler şunlardır:
- Google Drive sesle yazma, bu hizmetin en işlevsel özelliklerinin başında gelir. Özellikle kısa süre içinde yazmanız gereken temel metinler için oldukça işlevseldir. Hem Google Docs hem de Google Slides’da kullanılan bu özellik için ilgili programın “Araçlar” menüsünden “Sesle yazma”yı tıklamanız yeterlidir.
- Google Drive rehber yedekleme için de ideal bir araçtır. Bu şekilde telefon rehberinizde kayıtlı olan kişilere kullandığınız cihazı değiştirseniz bile rahatlıkla ulaşabilirsiniz. Telefonunuza mobil Google Drive uygulamasını yükleyerek bu işlemi kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.
Google Drive’da Yedekleme Nasıl Yapılır?
Google Drive yedekleme ve senkronizasyon işlemleri için de kullanılabilir. Böylelikle sadece rehberinizdeki kişi bilgilerini değil, mobil cihazınızda yer alan tüm bilgileri Drive’a yükleyerek yedekleyebilirsiniz. Bu işlemin nasıl yapılacağı ise cihazın işletim sistemine göre değişir.
iPhone için Google Drive uygulamasını indirdikten sonra sol üstte yer alan menü simgesine dokunmanız gerekir. Menüye girdikten sonra “Yedekleme”yi seçmelisiniz. Açılan ekrandaki “Yedeklemeyi Başlat” butonu ile bu işlemi rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz.
Android cihazlar için de işlem çok farklı değildir. Drive uygulamasında “artı” şeklinde simgelenen eleme butonuna ve ardından da “Yükle”ye dokunun. Sonrasında istediğiniz dosya ve klasörleri seçerek yedeklemeyi tamamlayabilirsiniz.
Google Drive’da Dosya Nasıl İndirilir?
Drive üzerinden erişebildiğiniz dosyaları bilgisayarınıza indirerek offline olduğunuz yani internet bağlantısının bulunmadığı ortamlarla da çalışmaya devam edebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken hamle, oldukça basittir. Drive’de indirmek istediğiniz dosyaya sağ tıklayıp açılan menüden “İndir”i seçmeniz yeterlidir. İndirme süresi, dosyanın boyutuna ve internet bağlantı hızına bağlı olarak değişebilir.
Google Drive’da Dosya Sınırları Nasıldır?
Bir ortak Google Drive alanı, en fazla 400.000 adet öğe içerebilir. Burada öğelerden kasıt; dosya, klasör ve kısayollardır. Bireysel kullanıcılar, Drive’a günlük 750 GB dosya yükleyebilir. Limiti aşan kullanıcıların yeni bir dosya yükleyebilmesi için bir gün beklemesi gerekir. Bu gibi durumlarda hâli hazırda devam eden yüklemelerin ise tamamlanmasına izin verilir. Ayrıca Drive’a 5 TB’den büyük dosyalar yüklenemez.
Google Drive indirme kotası, bu hizmeti kullanırken zaman zaman karşılaşılabilen bir durumdur. Aynı dosyanın çok fazla kullanıcı tarafından görüntülenmesi ya da indirilmesi, Google’ın kötüye kullanım önlemlerini harekete geçirebilir. Bu gibi durumlarda o dosyaya sınırlama getirilir. Dosyanın yeniden ulaşılabilir olması için ise 1 gün boyunca beklenmelidir.
Dokümanlar
Google Drive’ın Microsoft Word’e benzetebileceğimiz Dokümanlar bölümü, yani diğer adıyla Docs, metin yazımıyla ilgili tüm ihtiyaçlarınızı en iyi şekilde karşılayacak bir biçimde geliştirilmiştir. Oluşturduğunuz dosyaları DOCX, PDF ve RTF gibi çok kullanılan metin formatlarına dönüştürerek indirebilirsiniz.
E-Tablolar
E-tablolar, global adıyla Sheets, Drive’ın Microsoft Excel versiyonu olarak düşünülebilir. MS Office’in sunduğu pek çok temel özelliği barından bu program ile ekstra bir yükleme yapmadan kolaylıkla tablolar oluşturabilirsiniz.
Sunumlar
Drive, Slaytlar uygulaması ile sunumlar oluşturmanıza da izin verir. Bu programla hazırlayıp düzenlediğiniz dosyalarınızı Powerpoint’te açılabilen PPTX formatına da kolaylıkla dönüştürebilirsiniz.
Google Drive Üzerinde Paylaşılabilen Dosya Türleri Hangileridir?
“Google Drive nedir?”in ardından akla gelen bir diğer soru da paylaşılabilen dosya türlerine dairdir. Drive ile her türlü dosya kolaylıklapaylaşılabilir ve depolanabilir. Bu konuda herhangi bir sınırlama yoktur. Yüklenmiş dosyaları doğrudan uygulama üzerinden paylaşabilirsiniz ya da Google Drive link oluşturma yöntemi ile başka programlar aracılığıyla da ilgili kişilere gönderebilirsiniz.
Google Drive’a Dosya ve Klasörler Nasıl Yüklenir?
Google Drive dosya yükleme, son derece kolay bir işlemdir. Programa ya da Drive’ın web arayüzüne girdiğinizde sağ üstte yer alan “Yükle” butonu ile bu işlemi rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz. Bu yöntem, tüm dosya formatları ve klasörler için aynıdır. Google Drive video yükleme de bu şekilde gerçekleştirilir.
Yüklenmiş dosya ve klasörleri silmeniz de mümkündür. Google Drive dosya silme için ilgili dosyanın üzerine gelip sağ tıklamanız ve “Kaldır”ı seçmeniz yeterlidir.
Google Drive Senkronizasyonu Nasıl Yapılır?
Google Drive senkronizasyon işlemi, bilgisayarlarda kullanılan Google Drive Masaüstü yazılımı ile gerçekleştirilir. Bu yazılımı ilk çalıştırdığınızda karşınıza senkronize etmek istediğiniz klasörleri seçeceğiniz bir ekran çıkar. Gerekli seçimi yapmanızın ardından sonraki adımda Drive’daki dosyaların bilgisayarınızdaki hangi klasörde yedekleneceğini belirlenir. Bu noktada kendi Drive hesabınızdaki her dosyayı yedeklemek üzere seçebileceğiniz gibi işlemi sadece belirli klasörlerle sınırlayabilmeniz mümkündür. Yazılımın açılmasından sonra da istediğiniz klasörleri senkronize edebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken ilgili klasöre sağ tıkladıktan sonra Google Drive sekmesi altındaki “Bu klasörü senkronize et”i seçmek.
Bu işlemi yaptığınızda Drive’da yüklü olan dosyalar bilgisayarınıza indirilir, bilgisayarınızdakiler ise Drive’a yüklenir. Yani bilgisayarınız ile Drive eşleştirilmiş olur. Ardından her iki tarafta da yaptığınız değişikliklere hem bilgisayar hem de Drive üzerinden rahatlıkla ulaşabilirsiniz. “Google Drive nedir” sorusunun bir senkronizasyon aracı olduğu söyleyerek yanıtlanabileceğini belirmiştir. Uygulamanın senkronizasyon özelliğini bu şekilde kolayca aktive edebilirsiniz.
Google Drive Hesabı Nasıl Kullanılır?
Programda yer alan uygulamaları kullanabilmek için öncelikle bir Google Drive hesabı açmanız gerekir. Google Drive oluşturma olarak da tanımlanabilen bu işlemin ardından hesabınızı kullanmaya başlayabilirsiniz. Google Drive, hesap bilgilerinizi kaydetmezseniz her oturum açma işleminde size kullanıcı adı ve şifrenizi yeniden sorar.
1. Adım: drive.google.com Adresine Gidin
Drive’ınızı drive.google.com adresi üzerinden kullanabilirsiniz. Tercih ettiğiniz web tarayıcısınabu adresi girerek istediğiniz işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.
2. Adım: Dosya Yükleyin veya Oluşturun
Drive’a dosya yüklemek için ilk olarak sol üst kısımda bulunan “Yeni” butonuna tıklamanız gerekir. Bu butona tıkladığınızda yükleme ve oluşturma seçenekleri karşınıza çıkar. Bilgisayarınızda kayıtlı dosya ya da klasörleri buradan kolaylıkla Drive’a yükleyebilirsiniz. Benzer şekilde aynı menüyü kullanarak yeni klasör ya da doküman, e-tablo, slayt ve form gibi dosya tiplerini oluşturabilirsiniz.
3. Adım: Dosyaları Paylaşın ve Organize Edin
Oluşturduğunuz ya da yüklediğiniz klasörleri Google Drive üzerinden kişilerin e-posta adreslerini girerek paylaşabilirsiniz. Bunun yanı sıra sonrasında daha kolay bir şekilde ulaşabilmek için dosyaları klasörlerin içine aktararak düzenleyebilirsiniz.
Mobil Google Drive Uygulaması Nasıl Kullanılır?
Mobil cihazlarında bu uygulamayı kullanmak isteyen kişiler, öncelikle Google Drive yükleme işlemini gerçekleştirmelidir. Bunun için telefonunuzun uygulama mağazası üzerinden ilgili aramayı yapabilirsiniz.
1. Adım: Uygulamayı Açın
Yüklemenin ardından uygulamanın simgesi, telefon ya da tabletinizin ekranında yer alır. Bu simgeye tıklayarak uygulamayı açabilirsiniz.
2. Adım: Dosya Yükleyin veya Oluşturun
Mobilde dosya oluşturmak ve yüklemek, web arayüzündekinden çok farklı değildir. Bu kez “Yükle” butonusadece artı işareti olarak karşımıza çıkar. Bu buton, ekranın sağ alt köşesinde yer alır.
3. Adım: Dosyaları Paylaşın ve Organize Edin
Web’de sağ tuşla yaptığınız paylaşım ve benzeri işlemler için mobilde “Seçenekler” anlamına gelen üç nokta sembolü kullanılır. Dosyanın sağ üst kısmında yer alan bu ikona dokunarak mobil cihazlardan Google Drive paylaşım ve diğer pek çok eylemi rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz.
İşletmeler İçin Ortak Drive Nasıl Oluşturulur?
“Google Drive nedir?” sorusuna yanıt ararken bu uygulamanın işletmeler için birçok fayda sağladığını belirtmiştik. Bunun için işletme içindeki kişilerin de dâhil olduğu bir Ortak drive oluşturulur. Bu işlem için öncelikle Google Drive’a girip “Ortak drivelar” butonuna tıklayın. Sonrasında “Yeni”yi seçin ve alanın ismini belirleyin. Artık işletmeniz için Ortak Drive kullanıma hazır.
“Ortak drivelar” butonunun aktif olması için kullandığınız Google hesabının bir şirket, okul ya da grup ile ilişkilendirilmesi gerekir. Yani sadece kişisel kullanıma açık ücretsiz bir hesap ile bu işlemi gerçekleştiremezsiniz. Ortak drive oluşturmak için bireysel ya da kurumsal düzeyde Google Workspace üyeliğiniz bulunmalıdır.
Üye Ekleme ve Erişim Düzeyleri Belirleme
Alanlara üye ekleme yetkisi, yönetici pozisyonundaki kullanıcılara aittir. Eklenen her yeni üye, “içerik yöneticisi” olarak tanımlanır ama erişim düzeyleri daha sonradan klasör ya da dosya bazında değiştirilebilir. Bu, işletmelere yönelik Google Drive özellikleri arasında yer alan önemli konulardan biridir. Böylelikle farklı düzeydeki kişilere dosya düzenleme, yorumlama ya da sadece görüntüleme yetkisi verilebilir.
Dosya ve Klasör Ekleme
Ortak drive’a klasör ve dosya ekleme; yönetici, içerik yöneticisi ve katkıda bulunan olarak sınıflandırılmış kişiler tarafından gerçekleştirilebilir. Bu işlem, temelde bireysel Drive hesaplarındaki işleyiş ile aynıdır.
Dosyaları ve Klasörleri Yönetme
“Yönetici”, “içerik yöneticisi” ve “katkıda bulunan” pozisyonundaki kişiler, seviyeleri doğrultusunda işletme içindeki işleyişin düzenlenmesi için dosya ve klasörleri yönetebilir. Böylelikle dosya ve klasörler bireyselden ortak alana taşınabilir, silinebilir ya da yeniden düzenlenebilir.
Ortak Drive’larda Öğe Paylaşma ve Ortaklaşa Çalışma
“İşletmeler için Google Drive nedir?” sorusuna öğe paylaşma ve ortaklaşa çalışma olarak adlandırılan bu iki özellik üzerinden cevap verilebilir. Google Drive ortak kullanım, o dosyaya erişimi olan kullanıcıların eş zamanlı olarak çalışabilmesi anlamına gelir. Dosya üzerinde yapılan değişiklikler, o esnada diğer kullanıcılar tarafından da görüntülenir. Farklı dosya türleri bu şekilde kullanılarak çeşitli konularda iş birliği yapılabilir ve fikir alışverişi gerçekleştirilebilir
Google Drive paylaşıma açma da son derece önemli bir özelliktir. Bu özellik ile hangi dosya ya da klasörlere kimlerin ulaşabileceği rahatlıkla düzenlenebilir. Böylelikle iş paylaşımı yapmak kolaylaşır ve çalışanların yalnızca görevleriyle ilgili bölümlere erişebilmesi sağlanır.