Kampanya Dönemlerinde Stok Yönetimi

E-ticarette satış rakamlarını arttırmanın en etkili yöntemlerinden biri dönemsel olarak düzenlenen kampanyalardır. En bilineni Black Friday, diğer adı ile Efsane Cuma olduğunu söyleyebileceğimiz kampanyalar, sunulan fırsatlarla yılın belli günlerinde alıcıları alışveriş yapmaya âdeta davet eder. Yapılan kampanyaların vadettiği cazip imkânlara bağlı olarak alıcılar, uzun süredir erteledikleri alışverişleri gerçekleştirme eğilimi gösterir. Bu yönelim de kampanyanın olmadığı dönemlere kıyasla çok daha yüksek satış miktarlarını ortaya çıkabilir. Oluşacak iş yoğunluğuna cevap verebilmek adına harcayacağınız eforun anlamlı hâle gelmesi için bu gibi dönemler öncesinde stok yönetimi konusuna ekstra özen göstermeniz gerekir. Aksi hâle yükselen talebi karşılamakta zorluk yaşamanız muhtemeldir. Bu da hem potansiyel satış rakamlarına ulaşmanızı engeller hem de müşteriler nezdinde prestij kaybetmenize neden olur.

Stok Yönetimi Nedir?

Stok, genel itibarı ile bir işletmenin hâlihazırda sahip olduğu hammadde, yarı mamül ve ürünlerin tamamı olarak tanımlanabilir. E-ticaret yapan birçok firmanın öncelikli çalışma prensibi, son müşteriye ürün satmak şeklindedir. Dolayısıyla bu alanda faaliyet gösterirken stoğunuzun çok büyük bir kısmını satışa hazır durumda olan ürünlerin oluşturacağı söylenebilir. Hem geleneksel ticari işlemlerde hem de birçok e-ticaret modelinde başvurulan bir yöntem olan stok tutmanın birincil amacı müşterilerin ürün taleplerini sorunsuz ve en hızlı şekilde karşılamaktır. Dönemsel olarak kimi ürün ya da ürün gruplarına standart seyir seviyesinde bir müşteri ilgisi olabilir. Böyle durumlarda yeterli miktarda stoğunuzun bulunması, otomatik olarak daha fazla ürün satabileceğiniz anlamına gelir. Müşteri ilgisinin yükseldiği dönemlerin başını çeşitli kampayaların düzenlendiği dönemler çeker. Dolayısıyla her zaman önemli olan stok yönetimi işlemlerine bu dönemlerde daha da fazla özen göstermeniz faydanıza olur.

Stok yönetimi, işletmenin satış ve malî şartlarını göz önünde bulundurarak faaliyetlerin sorunsuz ve süreklilik arz eden bir şekilde devam etmesi için yapılan planlama işlemleri bütünüdür. Bu kavramın tek ve temel amacı ürün satışlarında sorun yaşamamak gibi görülse de stok maliyetlerinin mümkün olan en düşük düzeyde tutulması da bu sürecin bir parçasıdır. Yani stok yönetimi, tek boyutlu süreç değildir; sağlanan ekonomik faydalar ile maliyetler arasında çift yönlü bir denge kurulması amacını güder. Bu noktada da “Stok yönetimi neden önemlidir?” sorusu akla gelir.

Bu işlem, stok tutma maliyetlerini en alt düzeyde tutarken satışlardan elde edilecek gelirin maksimize edilmesine yardımcı olur. Satışlardan elde ettiğiniz kârı hesaplamak için gelirlerden gider kalemlerini çıkarmanız gerekir. Stok maliyetlerinin de yüksek tutarlı bir gider kalemi olduğu düşünüldüğünde stok yönetiminin önemli daha net anlaşılabilir.

Bir örnek üzerinden daha net açıklamaya çalışalım: Müşterilerinize ürün tedarik etmek adına çok yüksek miktarda ürün stoklamak, maliyetlerinizi ciddi oranda artırır. Dolayısıyla doğru bu, bir stok yönetimi uygulaması değildir. Konuya diğer taraftan baktığımızda da stok maliyetlerini düşürmek için az miktarda ürün tedarik etmek müşteri taleplerini karşılayamama gibi bir sonuç doğurabilir. Tüm bunlar ışığında stok yönetiminin bir denge tutturma işlemi olduğu yönünde özet bir çıkarım da yapabiliriz. E-ticaret stok yönetimi kavramına ekstra özen göstermenizi gerektiren bir alandır. Yüz yüze gelmediğiniz müşterileriniz, almak istediği ürünü stoklarınızda göremeyebilir veya daha da kötüsü, aslında mevcutta bulunmayan bir ürün için ödeme yapmış olabilir. Bu durum hem gelirlerinize hem de marka imajınıza ciddi zararlar verir. Böylesi olumsuzluklardan kaçınmak için yeni başlayanların e-ticarette stok yönetiminde dikkat etmesi gerekenler konulu içeriğimize göz atabilirsiniz.

Stok yönetiminin taşıdığı önem, bu işlemlerin nasıl yapılması gerektiğini konusunu gündeme getirir. Stok yönetimi nasıl yapılır sorusuna verilecek cevaplar, söz konusu şirketin yapısı ve işlem hacmi gibi faktörlere bağlı olarak değişir. Şayet henüz çok küçük işletmeye sahipseniz ve satış miktarlarınız başlangıç seviyelerinde ise basit şekilde bir not defterinde dahi bu takibi yapabilirsiniz. Excel şablonları da bu işlem için kullanılabilecek yöntemlerden biridir. Fakat e-ticaret konusuna profesyonel bir açıdan yaklaşıyor ve tüm süreçleri en iyi şekilde yürütmek istiyorsanız bu işlem için tasarlanmış özel yazılımları tercih etmeniz yararınıza olacaktır. IdeaSoft’un e-ticaret paketlerininsahip olduğu özellikler, stok yönetimi sürecini oldukça pratik ve basit hâle getirir.

Kampanya Döneminden Önce Stok Planlaması Nasıl Yapılır?

Black Friday, yıl sonu ya da okula dönüş gibi kampanya dönemlerinde satış rakamlarınızın artacağını öngörmek çok da zor değildir. Burada önemli olan bu dönemlere nasıl bir hazırlık ve planlama ile gireceğinizdir. Stoklarınızı, maliyetleri gereğinden fazla artırmadan yükselecek talebe göre düzenlemeniz, bu dönemleri işletmeniz için en kârlı şekilde geçirmenizin yolunu açar. Peki bu planlamayı en doğru şekilde yapmak için hangi yolları izlemelisiniz, ne gibi değişkenleri kontrol altına almalısınız; şimdi onlara bakalım.

Önceki Dönemlerden Satış Adetleri Üzerinde Analizler Yapın

İşletmeniz bir yıldan uzun bir süredir aktif ise bu, muhtemelen daha önce bir kampanya dönemi geçirdiğiniz anlamına gelir. Geçmiş yıllardaki satış adetleri, size yeni dönemde ulaşabileceğiniz rakamlara dair oldukça işlevsel veriler sunar. E-ticaret, doğası gereği rahatlıkla kayıt altına alınabilen, verileri saklanabilen bir iş modelidir. Dolayısıyla bu verilere ulaşmanız son derece kolaydır. Önceki kampanya dönemlerindeki performanslarınızı mevcut şartlarla düşünerel yapacağınız analizler, elinizde bulundurmanız gereken stok miktarları için bir öngörüde bulunmanıza yardımcı olur. Şayet daha önce böyle bir kampanya düzenlemediyseniz sizinle benzer kitlelere hitap eden ve benzer ürünler satan işletmelerin geçmiş dönem istatistiklerini incelemeniz işinize yarayacaktır.

Stoklarınızın Minimum Seviyesini Belirleyin

Ürünler bazında minimum stok seviyelerinin belirlenmesi, bu sürecin en önemli adımlarının başında gelir. Çok talep gören bir ürünle, daha az satılan bir başka ürünün minimum stok düzeylerinin farklı olması gerekir. Yüksek taleple karşılaşan bir ürün için yüksek belirlenmiş minimum stok seviyesi, artış gösteren müşteri taleplerini daha hızlı karşılamanıza yardımcı olur. Fazla satılmayan bir ürün için daha düşük bir seviye belirlemeniz ise stoklama maliyetlerinden tasarruf etmenizi sağlar.

Minimum stok seviyesi, genel itibarı ile altına düşüldüğünde yeni siparişlerin verilmesi gerektiğini işaret eden bir nokta olarak tanımlanabilir. Bu noktaları net şekilde belirlemeniz, stok devamlılığı ve dolayısıyla satış sürekliliği için reaksiyon kabiliyetinizi gözle görünür düzeyde artırır.

Stok Kontrollerinizi Düzenli Bir Şekilde İlerletin

Stok kontrollerinin düzenli bir şekilde yapılması, kampanya dönemlerinde daha da büyük önem kazanır. Stok kontrolü günümüzde daha çok teknolojinin yardımı ile kurulmuş otomatik sistemlerle gerçekleştirilir. Stok takip sisteminin, satış yaptığınız internet siteniz ve eğer kullanıyorsanız sanal pazar yeri uygulamaları ile senkronize olması işlerinizi ciddi anlamda kolaylaştırır. Çünkü bu sayede stok takibi için ekstra çalışan istihdam etmek zorunda kalmazsınız. Aynı zamanda deponuzda bulunmayan ürünleri satmak gibi müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyen durumlarla karşılaşmazsınız. Satış yaptığınız kanallarında ürünlerin stok durumları aktif olarak belirten bir sayacın yer alması da müşterileri satın alma işlemine teşvik edebilir. Zira kişiler akıllarında olan bir ürünün sınırlı sayıda kaldığını gördüklerinde satın alma konusunda daha hevesli hâle gelebilirler. Bu konuda dair daha detaylı bir okuma için E-ticarette Stok Takibi ile İlgili Bilmeniz Gerekenler başlıklı içeriğimize göz atabilirsiniz.

Sezonluk ve Hediyelik Ürünlerinizi ve Stoklarınızı Belirleyin

Kampanya dönemlerinin büyük bir kısmı, düzenlendikleri tarihlere yöneliktir. Örneğin, yılbaşı kampanyaları hediye alma geleneğinin güncel hâli gibi düşünülebilir. Eğitim döneminin başlangıcına yakın düzenlenen kampanyalar ise öğrenci ve öğretmenlerin daha çok ilgisini daha çok çekecek ürünleri kapsar. Siz de kampanya dönemleri öncesinde, içeriğe uygun olarak hangi ürünlerin kampanyaya dâhil edileceğini belirlemek için detaylı bir çalışma yürütmelisiniz. Fakat bu konuda sadece kampanya kapsamına girecek ürün ya da ürün gruplarını belirlemeniz yeterli olmayabilir. Bu ürünlerin stok yönetimi süreçlerine de ayrıca eğilmeniz yaşanabilecek sorunları ortaya çıkmadan engellemenizi sağlar.

Ürün Tedarik Süresini Ayarlayın

Sattığınız her ürünün tedarik süresi aynı olmayabilir. Üretimi ya da stoklanması sizin deponuzun bulunduğu konuma yakın yerlerde yapılan ürünlerin tedarik edilme süresi ile uzun mesafeden gelenlerin arasında fark olması tahmin edilebilir. Bunun yanında kampanya dönemlerinde tedarikçileriniz normale göre çok daha yoğun olabilir. Dolayısıyla bu konularda planlama yapıp tedarikçilerinizden kesin teslim tarihleri almanız önemlidir. Böylelikle stok yönetimi sürecini çok daha iyi bir şekilde yürütebilir, deponuzda her zaman optimum miktarda ürün bulundurabilirsiniz.

Olumsuz Durumlara Karşı Önlemler Alın

Ticaret, her zaman kontrolünüz dışında gelişebilecek durumlara gebedir. Üretimde yaşanan sorunlar ya da tedarik zincirinde ortaya çıkan aksamalar, bu süreçleri sizin yönetip yönetmediğinizdan bağımsız olarak iş akışınıza zarar verebilir. Hele ki bu olumsuzlukların kampanya dönemleri gibi yüksek miktarlarda satış beklediğiniz dönemlere denk gelmesi, kendinize koyduğunuz hedeflere ulaşmanızı engelleyebilir. Bu gibi olumsuz durumlardan etkilenmemek adına birtakım önlemler almanız gerekir. Bunların da ilki alternatif tedarikçiler belirlemektir. Bu sayede ortaya çıkan sorunlar karşısında bu alternatif planı hızlıca devreye sokmanız mümkün olur.

Kampanya Döneminde Stok Yönetimi Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Kampanya dönemleri için stok yönetimi sürecinin daha da önemli olduğunu belirtmiştik. Bu önemli süreci en iyi şekilde değerlendirip başarılı bir kampanya dönemi geçirmek için mutlaka göz önünde bulundurmanız gereken birtakım unsurlardan söz edebiliriz. Bu unsurlarla gerekli özeni gösterdiğiniz takdirde kampanya dönemlerden hem yüksek gelir elde ederek hem de sadık müşteriler kazanmış şekilde çıkabilirsiniz.

İnternet üzerinden satış yapmayı düşünüyorsanız bu süreçlerin genel olarak nasıl yürütülmesi hakkında bilgi sahibi olmanız önemlidir. E-ticarette Kullanabileceğiniz Stok Kontrol Yöntemi başlıklı içeriğimize göz atarak konuya dair birçok püf noktasına erişebilirsiniz.

Stok Maliyetleri

Stok maliyetleri, pek çok değişken üzerinden belirlenen bir gider kalemidir. Ürün için ödenen fiyat, vergiler, garanti süreleri, depo çalışanlarının ücretleri ve bu amaçla kullanılan mekânın kirası gibi faktörler stok maliyetlerini belirler. Ürün satışlarından elde ettiğiniz kârı görebilmek için giderlerinizi gelirlerinizden çıkarmanız gerekir. Yani stok maliyetlerini ne kadar düşürebilirseniz kazancınızın o oranda artar. Stok maliyetlerini düşürmek için ideal miktarda ürün satın almak, sipariş aralıklarını doğru şekilde belirlemek, depo düzenine özen göstermek gibi yöntemlere başvurabilirsiniz.

Stok Alma Zamanı

Serbest piyasa ekonomilerinde fiyat, arz talep dengesine göre belirlenir. Kampanya dönemi gibi spesifik tarih aralıklarında belirli ürünlere yönelik talep yükseleceğinden, fiyatlarda da bir artış görülmesi muhtemeldir. Kampanyalar dâhilinde müşterilerinizle buluşturmayı düşündüğünüz ürünlerin satın alma zamanını, bu durumu göz önünde bulundurarak yapmanız hâlinde maliyetlerinizi ciddi oranda azaltabilirsiniz. Bunun için satış stratejinizi uzun vadeli olarak belirlemeniz gerekir. Kampanya döneminde satmayı düşündüğünüz ürünleri bu strateji çerçevesinde belirleyip önceden tedarik etmek stok yönetimi sürecinin göz ardı edilmemesi gereken unsurlarından biri olarak işaret edilebilir.

Stok Analizi

Stok analizi, farklı durumlar için hangi miktarda ürün bulundurmanız gerektiğini belirlemeye yönelik işlemler bütünü olarak tanımlanabilir. Önceki benzer dönemlerin verileri, güncel tüketici yönelimleri ve mevcut ekonomik konjonktür gibi detayları göz önünde bulundurmak, daha sağlıklı bir stok analizi yapmanın olmazsa olmazıdır. Analiz esnasında ilk olarak yapılması gereken yapılacak kampanyanın ne ile ilgili olduğu ve o dönemde hangi ürünlerin en çok talep göreceğini belirlemektir. Ardından o ürünün satış miktarına dair bir projeksiyon yaparak stok analizi sürecini tamamlayabilirsiniz.

Stok Limiti

Tedarik zincirinin her zaman en önemli kavramlarından biri olan stok limiti, kampanya dönemlerinde zor duruma düşmekten korunmak adına çok büyük bir yardımcı kimliği kazanır. Ürünler özelinde, altına düşüldüğünde yeni siparişin verilmesi gerektiğini işaret eden bu sınırın birincil işlevi, artan talep dönemlerinde müşterilerinize siparişlerin iletilmesinde sorun yaşamanızın önüne geçmesidir. Stok limitinin doğru belirlenmesi ve sürekli kontrol altında tutulması, elinizde olmayan ürünleri satın alınmasının önüne geçerken sizin de tedarik zamanlamanızın sağlıklı hâle gelmesini sağlar. Stok limiti, daha çok alt sınırı belirlemek için kullanılan bir kavramdır. Fakat depolamanız gereken maksimum ürün miktarını işaret etmek açısından da faydalı olabilir. Bu şekilde elinizde çok fazla ürün birikmesini önleyip stoklama maliyetlerini kontrol edebilirsiniz.

FIFO (First in First out) (İlk Giren İlk Çıkar)

FIFO olarak bilinen stok değerleme yöntemi, depoya ilk giren ürünün aynı zamanda ilk çıkan çıkması gerektiği fikri üzerine inşa edilmiştir. Stoğa giren ve çıkan ürünlerin ne şekilde kontrol edileceğini belirlemek adına son derece etkili bir yöntemdir. Uzun bir süre boyunca depoda kalan ürünün birim stok maliyeti artar. Bu durum, kâr-zarar hesabı yapmanızı güçleştirebilir. FIFO kuralını uygulayarak daha sistematik bir işleyiş kurabileceğiniz gibi stoğunuzdaki ürünlerin her zaman yeni ve taze kalmasını sağlamanız da mümkün olur. Özellikle raf ömrü sınırlı olan ürünler için bu yöntemi kullanmanız, deponuzda kullanılmaz hâle gelen stok oluşumunun önüne geçmenizi sağlar.

Entegrasyonlar ve Arayüzler

Depo ve stok yönetimi sürekli birlikte düşünülmesi gereken iki unsurdur. Deposunda düzenli bir işleyiş olmayan işletmelerin stok kontrolü çok daha zordur. Hele ki kampanya dönemleri gibi yoğun satışın olduğu tarihlerde bu durum, genel işleyişin kontrolden çıkmasına neden olabilir. Bu gibi olumsuzlukların önüne geçilmesi adına günümüzde çeşitli entegrasyon ve arayüzler kullanılır. Bu teknolojiler, stok miktarı ile satış kanallarında müşteriye sunulan ürün sayılarının sürekli aynı kalmasına yardımcı olur. Çalışma saatlerinin dışında kalan zaman dilimlerinde müşterileriniz aktif olarak alışveriş yapmaya devam eder ve satın almalar sonucunda stok miktarınız belirlediğiniz limitlerin altına düşebilir. Söz konusu teknolojiler, böyle durumlarda ilgili ürünü satışa kapatarak olası sorunların önüne geçer ve size sipariş vermeniz için uyarı verir. Özellikle birden fazla kanaldan satış yapıyorsanız bu teknolojiler sayesinde stok yönetimini çok daha kolay bir şekilde yapabilirsiniz.

Kriz Senaryoları

Kurduğunuz stok ve ürün tedarik sistemi ortaya çıkabilecek her türden kriz senaryosuna hazırlıklı olmanızı sağlayacak özellikler taşımalıdır. Yoğun işlemin gerçekleştiği kampanya dönemlerinde bu tür durumlar ortaya çıkma ihtimali daha yüksektir. Alternatif tedarikçileri ve lojistik yöntemlerini de kapsayan bir stok yönetimi modeli ile en olumsuz koşullarda dahi satış yapmaya devam edebilirsiniz.

Kampanya Döneminden Önce Stok Planlaması Yapmanın Avantajları Nelerdir?

Stok yönetimi ve planlaması, kampanya dönemlerini en iyi şekilde geçirmeniz için bir anahtar olarak nitelendirilebilir. Buraya kadar bahsettiklerimizi toparlamak adına bu dönemlerde stok planlaması yapmanın getireceği avantajları şu şekilde sıralayabiliriz:

• En yoğun satış dönemlerinde stoklarınızın tükenmesinin önüne geçersiniz. Bu sayede satış rakamlarınız olabildiğince yukarı çıkar.
• Stok maliyetlerini en alt düzeyde tutabilirsiniz.
• Bu dönemlerde oluşabilecek fiyat yükselmelerinden en az düzeyde etkilenirsiniz.
• Tedarik zinciriniz oluşabilecek olumsuz durumlara karşı hazırlıklı hâle gelir.
• Marka prestijiniz ve müşteri memnuniyet düzeyiniz artar.
• Kâr-zarar hesabı yapmanız kolaylaşır. Buna bağlı olarak da şirketinizin finansal süreçlerini daha sağlıklı şekilde yürütebilirsiniz.