E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? Adım Adım Rehber
E-fatura uygulaması, şirketlerin satış işlemleri için oluşturacağı kayıtları dijital ortama taşıyan bir sistemdir. Mali düzenlemeler kapsamında firmaların belirli cirolara ulaşmaları halinde e-faturaya geçmesi zorunludur. Bununla birlikte işletmeler, gönüllü olarak da e-faturaya geçiş yapabilir. Başvuru sürecinde ise özel entegrasyon yöntemi, GİB sistemine entegre yöntemi ve GİB portal yöntemi olmak üzere 3 farklı süreçten yararlanmak mümkündür. E-fatura, 2013 yılından beri kullanılan ve kağıt faturaların yerini alan dijital satış kayıtlarıdır. Bu sistem, kayıtların dijital ortamda düzenlenmesini ve saklanmasını sağlar.
E-Fatura Nedir?
E fatura, dijital ortamda düzenlenen ve saklanan resmi satış kayıtlarıdır. 2013 yılından itibaren kullanımına başlanan bu belgeler, kağıt faturalara alternatif bir çözüm olarak geliştirilmiştir. Yapılan mali düzenlemeler kapsamında firmaların yıllık cirolarına göre bu sisteme geçiş yapması zorunlu tutulmuştur. Geçiş yapan şirketler; fatura oluşturma, yönetme ve saklama süreçlerini elektronik ortamda takip edebilirler.
E-Fatura Kimler için Zorunlu?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2022 senesindeki tebliğine göre yıllık 3.000.000 Türk Lirası ve üzerinde cirosu olan şirketlerin e-faturaya geçişi zorunludur. Ayrıca e fatura geçiş sürecini tamamlayan firmaların e-defter uygulamasını da kullanması gerekir. Elektronik belge düzenlemelerinde şahıs şirketlerinin e-imza; tüzel firmaların ise mali mühür kullanması şartı vardır.
Yıllık cirosu belirli tutarların altında kalan şirketler, gönüllü olarak elektronik fatura uygulamasına geçme hakkına sahiptir. Gönüllü geçiş yapanların e-defter kullanma zorunluluğu olmadığı gibi e-arşiv uygulamasından yararlanmaları da mümkündür.
Gelir İdaresi Başkanlığı’na göre, yıllık cirosu 3.000.000 TL ve üzerinde olan firmalar için e-faturaya geçiş zorunludur. Gönüllü geçiş yapan şirketlerin ise e-defter kullanma zorunluluğu yoktur.
E-Fatura Başvurusunda İstenilen Belgeler Nelerdir?
E fatura başvurusu için vergi numarası ve şifrenizle GİB sistemine giriş yaparak müracaat formlarını doldurmanız gerekir. Ayrıca şirket türüne bağlı olarak talep edilen ek belgeleri de temin etmeniz önemlidir. Başvuru sürecinde hazırlamanız gereken başlıca belgeler aşağıdaki gibidir:
Belgeleri eksiksiz bir şekilde temin etmenizin ardından GİB İnteraktif Vergi Dairesi aracılığıyla başvuru yapabilirsiniz. Faturalarınızı elektronik ortamda imzalayabilmek içinse şirket türünüze göre mali mühür veya e-imza edinmeniz gerekir.
E-fatura başvurusu yaparken, GİB sistemine vergi numaranız ve şifrenizle giriş yapmanız gerekmektedir. Ayrıca, tüzel kişilikler için noter onaylı imza sirküleri ve kuruluş sözleşmesi gibi belgeler de sunulmalıdır.
E-Fatura Başvurusu Adım Adım Nasıl Yapılır?
E fatura başvuru süreci, kullanım tercihlerine göre değişiklik gösterir. Şayet GİB Portal yöntemi veya entegrasyon yöntemi kullanılacaksa GİB üzerinden başvuru yapılması gerekir.
Elektronik fatura başvurusunu GİB İnteraktif Vergi Dairesi’ne giriş yaparak tamamlayabilirsiniz. Gerçek kişiler e-Devlet hesaplarını, tüzel kişiler ise vergi numarası ve şifrelerini kullanarak başvurularını gerçekleştirebilirler.
Özel entegrasyon yöntemini kullanacak işletmelerin ise özel entegratörlerle görüşerek e-fatura aktivasyon tarihi kapsamında başvurularını yapmaları mümkündür. Başvuru süreçlerinde izlenmesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir:
- E fatura başvuru formu ve yetkili taahhütnamesi
- Tüzel şirketlerde yetkililerin noter tasdikli imza sirküleri
- Şirketin kuruluşunda hazırlanan sözleşmenin noter onaylı kopyası
- GİB Portalı üzerinde yer alan belgelerin dijital ortamda onaylanması
Belgeleri eksiksiz bir şekilde temin etmenizin ardından GİB İnteraktif Vergi Dairesi aracılığıyla başvuru yapabilirsiniz. Faturalarınızı elektronik ortamda imzalayabilmek içinse şirket türünüze göre mali mühür veya e-imza edinmeniz gerekir.
E-fatura başvurusu yaparken, GİB sistemine vergi numaranız ve şifrenizle giriş yapmanız gerekmektedir. Ayrıca, tüzel kişilikler için noter onaylı imza sirküleri ve kuruluş sözleşmesi gibi belgeler de sunulmalıdır.
E-Fatura Başvurusu Adım Adım Nasıl Yapılır?
E fatura başvuru süreci, kullanım tercihlerine göre değişiklik gösterir. Şayet GİB Portal yöntemi veya entegrasyon yöntemi kullanılacaksa GİB üzerinden başvuru yapılması gerekir.
Elektronik fatura başvurusunu GİB İnteraktif Vergi Dairesi’ne giriş yaparak tamamlayabilirsiniz. Gerçek kişiler e-Devlet hesaplarını, tüzel kişiler ise vergi numarası ve şifrelerini kullanarak başvurularını gerçekleştirebilirler.
Özel entegrasyon yöntemini kullanacak işletmelerin ise özel entegratörlerle görüşerek e-fatura aktivasyon tarihi kapsamında başvurularını yapmaları mümkündür. Başvuru süreçlerinde izlenmesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir:
E-Fatura Portalı Üzerinden Başvuru
Elektronik fatura başvurusu için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın İnteraktif Vergi Dairesi uygulamasına giriş yapmalısınız. Gerçek kişiler için e-Devlet hesabınızı, tüzel şirketlerde ise vergi numarası ve şifrenizi kullanabilirsiniz. Daha sonra vergi işlemleri menüsünden “e-Belge” sayfasına geçmeniz gerekir. Belge tipini “e-Fatura” olarak seçebilir ve başvuru ekranına ulaşabilirsiniz. Başvuru ekranında doldurmanız ve imzalamanız gereken formlar yer alır. Ayrıca taahhütnameler için onay vermeniz gerekir. Başvuruyu tamamlamanızın ardından sistem, otomatik olarak belgeleri işleme alacaktır. Geçiş sürecinin tamamlanmasıyla birlikte portal üzerinden fatura düzenlemeniz mümkün hale gelir. Belgeleri, e-imza veya mali mühür aracılığıyla imzalayabilirsiniz.
Mali Mühür Başvurusu
Tüzel şirketler, elektronik ortamda düzenleyeceği belgeleri imzalamak için mali mühre sahip olmalıdır. Dolayısıyla e-fatura başvurusunu tamamladıktan sonra mali mühür sertifikası edinmeniz gerekir. Mali mühür, yalnızca TÜBİTAK’ın Kamu SM sistemi üzerinden alınabilir.
Mali mühür başvurusu için Kamu SM sistemine giriş yaparak ilgili formları doldurmanız ve dijital bankacılık üzerinden ödeme yapmanız gerekmektedir. Bu mühür yalnızca TÜBİTAK tarafından verilmektedir.
Mali mühür başvurusu için öncelikle Kamu SM sisteminde yer alan “Başvuru” sayfasını açmalısınız. Daha sonra vergi numaranız ve istenen diğer bilgilerle formları doldurmanız gerekir. Son aşamada, yönlendirileceğiniz dijital bankacılık sistemi üzerinden ücret ödemesini gerçekleştirmelisiniz. Onay süreciyle birlikte mührünüz hazırlanır ve kargo aracılığıyla tarafınıza teslim edilir. Kamu SM sistemi üzerinden aracı aktive edebilir ve e-fatura imzalama süreçlerinde kullanabilirsiniz.
E-Fatura Entegratör Firmalarla Çalışma
Entegratör firmaları; belgenin oluşturulması, yönetimi ve saklanması için GİB sistemine paralel altyapılar inşa eder. E-fatura için gerekli başvuruları yapmanızın ve araçları edinmenizin ardından entegratör çözümlerini inceleyebilirsiniz. Firmanız için uygun hizmeti bulduktan sonra sağlayıcıyla gerekli bilgileri paylaşarak e-Fatura düzenleme süreçlerini 3. parti programlar üzerinden takip etmeniz mümkündür.
Entegratörlerin GİB portala kıyasla sunduğu avantajlar arasında faturaları daha kolay oluşturma ve saklama imkanı yer alır. Ayrıca araçlar, e-ticaret altyapılarıyla entegre bir şekilde çalışır. Bu sayede dijital ortamda yapacağınız yüksek hacimli satışlar için otomatik fatura oluşturabilirsiniz.
E-fatura başvurunuzu tamamladıktan sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı ile entegre çalışan firmalar aracılığıyla fatura düzenleme ve yönetim işlemlerinizi daha kolay gerçekleştirebilirsiniz.
E-Fatura Uygulaması ve Kullanımı
E-fatura uygulamanızı aktive etmenizin ardından GİB Portal üzerinden yeni belge oluşturabilir ve düzenleyebilirsiniz. Ayrıca iptal ve itiraz işlemlerini de pratik bir şekilde sistemden takip etmeniz mümkündür. Bununla birlikte tüzel şirket yetkilisiyseniz tüm işlemler esnasında mali mühürle belgeleri onaylamanız gerekir. Şahıs firmalarında ise onaylama sürecini e-imza ile yapabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine paralel çalışan entegratörler, fatura düzenleme ve yönetme süreçlerini daha pratik bir şekilde yapmanıza imkan tanır. Entegratör araçlarında, tek seferlik mali mühür veya e-imza doğrulamasıyla tüm belgelerinizi otomatik bir şekilde imzalayabilirsiniz. Aynı zamanda oluşturacağınız belgeleri dijital ortamda muhafaza etmeniz de mümkündür.
Kolayca E-Fatura’ya Nasıl Geçilir?
E-fatura sistemine kolay bir şekilde geçmek için öncelikle başvuru yöntemine karar vermeniz gerekir. Tercih edilen yönteme göre izlenmesi gereken adımlar farklılık gösterir ancak her ikisini de kısa sürede tamamlamanız mümkündür. Başvurunun GİB tarafından onaylanması ardından hesap aktif hale gelir ve e-faturaya geçiş süreci tamamlanır.
E-Fatura İptali ve İtiraz Süreci
Sistem üzerinden düzenleyeceğiniz e-faturaların iptal süresi 8 günle sınırlıdır. Ayrıca itirazınızın onaylanması için karşı tarafın da onay vermesi gerekir. Belgenin iptal sürecini başlatmak için portal.efatura.gov.tr adresi üzerinden “Elektronik fatura itiraz” bildirimi sayfasını ziyaret edebilirsiniz. Onay sürecinin ardından belgeniz kurum tarafından otomatik olarak işleme alınır ve iptal edilir.
